Politique de vie privée

Principes et pratiques de confidentialité de LASSURANCE-VIE.CA(« la politique »)

À Lassurance-vie.ca, votre vie privée est respectée.

Lassurance-vie.ca met tout en œuvre pour assurer la protection des renseignements confidentiels de ses clients. Nous attachons une grande importance à la protection de vos renseignements personnels et au respect de votre vie privée. Comme nous offrons des produits et des services financiers, la collecte et l'utilisation de données personnelles sur nos clients sont essentielles à nos activités. Il est tout aussi essentiel que vous puissiez avoir confiance en notre capacité à gérer et à traiter vos renseignements personnels de façon confidentielle.

Afin de mériter votre confiance, nous observons les dix principes de confidentialité énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement fédéral.

Les dix principes de confidentialité

Responsabilité : Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion et nous avons désigné des personnes qui doivent s'assurer du respect des principes de confidentialité.
Détermination des fins de la collecte des renseignements : Les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis seront déterminées par nous.
Consentement : Votre consentement est requis avant toute collecte, utilisation et communication de vos renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi. Par exemple, pour des raisons d'ordre juridique ou médical ou pour des raisons de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d'obtenir votre consentement. Vous pouvez donner votre consentement par écrit, verbalement ou par voie électronique. Dans certaines circonstances, ce consentement peut également être implicite.
Limitation de la collecte : Nous devons recueillir vos renseignements personnels par des moyens honnêtes et licites, et nous ne pouvons recueillir que les renseignements nécessaires aux fins déterminées.
Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : Vos renseignements personnels ne peuvent être utilisés ou communiqués qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis, à moins que vous n'y consentiez ou que la loi ne l'exige ou ne le permette. Ils ne peuvent être conservés que pendant la période nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis, ou la période exigée ou permise par la loi.
Exactitude : Les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
Mesures de sécurité : Vos renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité correspondant à leur degré de confidentialité afin qu'ils soient à l'abri de toute violation, communication ou utilisation injustifiées.
Transparence : Nous devons mettre à votre disposition des informations sur nos politiques et nos pratiques de gestion de vos renseignements personnels.
Accés aux renseignements personnels : Nous devons vous informer, si vous en faites la demande par écrit, de l'existence de renseignements personnels qui vous concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, le cas échéant. Sous réserve de certaines exceptions, nous devons vous permettre de consulter ces renseignements conformément à la loi applicable. Vous pouvez aussi contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées, s'il y a lieu.
Demandes de renseignements et plaintes : Vous pouvez communiquer avec nous pour nous demander des renseignements ou déposer une plainte au sujet de nos politiques et pratiques de confidentialité.

Ce que nos clients doivent savoir sur les pratiques de confidentialité de Lassurance-vie.ca

Les renseignements que nous recueillons

Les renseignements personnels sont des renseignements se rapportant spécifiquement à vous.

Pour tout produit ou service des Marchés des groupes à affinités de lassurance-vie.ca que vous obtenez, nous vous expliquerons les raisons pour lesquelles nous avons besoin des renseignements personnels que nous recueillons.

Nous utiliserons des moyens justes et légaux pour obtenir vos renseignements personnels. Nous ne recueillerons que les renseignements qui correspondent aux objectifs de la collecte. Lorsque cela s’avère plus pratique, nous vous demanderons directement les renseignements nécessaires par l’entremise des propositions et des formulaires que vous remplissez ou d’autres moyens de communication comme le téléphone, le courrier ou Internet, ainsi que par l’entremise des relations d’affaires que vous entretenez avec nous.

Dans certains cas, et avec votre autorisation, nous pouvons demander à une source indépendante de vérifier ou de fournir des renseignements supplémentaires. Ces sources peuvent inclure des fournisseurs de services auxquels nous faisons appel, d’autres compagnies d’assurance ou institutions financiàres, votre employeur ou des agences d’évaluation du crédit. Pour ce qui est de vos renseignements médicaux et de renseignements touchant à votre état de santé, nous pouvons nous adresser à d’autres sources telles que votre ou vos médecins et d’autres fournisseurs ou établissements de soins de santé.

Enregistrement des appels téléphoniques

Si vos renseignements sont recueillis par téléphone, l’appel peut être enregistré ou surveillé :

pour établir un dossier des renseignements que vous fournissez;
pour recevoir ou vérifier vos instructions;
pour assurer la qualité du service;
pour faciliter la formation du personnel.

Si vous ne souhaitez pas que vos appels téléphoniques soient enregistrés, vous pouvez communiquer avec nous par écrit. Si vous décidez de communiquer avec nous uniquement par écrit, demandez-nous dans vos communications écrites de vous répondre également par écrit.

Ce que nous devons savoir et pourquoi

Nous ne recueillons des renseignements auprès de vous et sur vous qu’avec votre autorisation ou si la loi l’exige ou le permet. En général, nous recueillons des renseignements tels que votre nom, votre adresse, votre ou vos numéros de téléphone ou d’autres renseignements identificateurs tels que votre numéro d’assurance sociale (NAS) et, en cas d’obligations relatives aux déclarations fiscales au titre de la Loi fédérale de l’impôt sur le revenu et de la Loi du Québec ayant trait au ministère du Revenu, votre date de naissance.

Les renseignements supplémentaires que nous rassemblons sont fonction du type de produit ou service concerné. Par exemple, si vous présentez une demande d’assurance individuelle ou collective, nous pouvons demander des renseignements sur votre état de santé ou votre style de vie tels que votre profession, les voyages que vous avez faits dans le passé, les voyages que vous prévoyez faire, votre dossier de conduite automobile ou votre casier judiciaire.

D'une façon générale, nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels :

pour vérifier votre identité et assurer votre protection ainsi que la nôtre contre les erreurs, les fraudes et les fausses déclarations;
pour déterminer votre admissibilité à nos produits et services;
pour gérer correctement les produits et services que nous offrons ainsi que l’évaluation des demandes de règlement;
pour nous conformer aux prescriptions de diverses lois, notamment les obligations relatives aux déclarations fiscales, comme il est indiqué plus haut;
pour connaître les besoins actuels et futurs de nos clients (par exemple, par le biais de sondages auprès des clients et d’autres formes d’étude et d’analyse de marché).

Nous conservons vos renseignements personnels dans nos dossiers le temps de satisfaire aux objectifs spécifiés ou aussi longtemps que la loi l’exige ou le permet.

Les renseignements dont nous n’avons plus besoin seront détruits, supprimés ou rendus anonymes.

Lorsque nous détruisons les renseignements personnels, nous prenons les mesures de protection nécessaires pour empêcher qu’un tiers ait accès aux renseignements durant le processus de destruction.

Votre numéro d’assurance sociale

Nous pouvons demander votre numéro d’assurance sociale (NAS) pour diverses raisons. Comme il est indiqué plus haut, dans le cas où vous pourriez avoir des intérêts créditeurs ou un autre revenu à déclarer, la loi exige que vous fournissiez votre NAS, afin d’acquitter les obligations relatives aux déclarations fiscales au titre de la Loi fédérale de l’impôt sur le revenu et de la Loi du Québec ayant trait au ministère du Revenu.

Avec votre autorisation, nous pouvons également utiliser votre NAS comme unique renseignement identificateur pour distinguer vos renseignements personnels de ceux des autres clients ou d’autres personnes portant un nom semblable au vôtre, ainsi que pour assurer l’intégrité et l’exactitude de vos renseignements personnels. Par exemple, si nous devons vérifier vos antécédents en matière de crédit, nous pouvons utiliser votre NAS pour nous assurer que les renseignements que nous demandons — et recevons — portent sur vous, et non sur une autre personne ayant le même nom que vous ou un nom semblable.

Vous pouvez refuser que votre NAS soit utilisé à d’autres fins que celles stipulées par la loi. Toutefois, comme nous l’avons expliqué plus haut, cela peut influer sur notre capacité à assurer complètement l’exactitude et l’intégrité de vos renseignements personnels.

Votre consentement

Nous ne recueillons, n'utilisons et ne communiquons vos renseignements personnels qu'aux fins indiquées relativement aux produits et services que nous offrons, et uniquement avec votre autorisation ou dans les limites permises ou exigées par la loi. Vous pouvez donner votre consentement par écrit, oralement ou électroniquement.

Votre consentement peut aussi découler implicitement de certaines actions. Par exemple, si vous présentez votre carte d'assurance collective à votre fournisseur de soins de santé au lieu de payer directement les médicaments, il est entendu que vous donnez au fournisseur de soins de santé l'autorisation de nous fournir vos renseignements personnels, afin que nous puissions traiter le paiement de la prestation.

Vous pouvez refuser ou révoquer votre consentement à nous permettre de recueillir, d'utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels dans la limite des prescriptions légales ou contractuelles. Toutefois, la révocation de votre consentement peut, dans certains cas, influer sur notre capacité à continuer de vous fournir les produits et services que vous avez demandés, ou, dans le cas d’une demande d'assurance individuelle ou collective, à maintenir votre couverture en vigueur ou encore à évaluer et à traiter correctement vos demandes de règlement.

D'une façon générale, vos renseignements personnels ne seront communiqués qu'aux personnes qui ont besoin ou qui ont le droit de les connaître.

Vos renseignements personnels seront fournis ou accessibles uniquement :

à nos employés, agents et représentants, qui ont besoin des renseignements dans le cadre de l'exercice des fonctions que nous leur avons conférées;
à nos sociétés affiliées, pour dissiper vos préoccupations quant à l'un de nos produits ou services ou pour nous aider dans le cadre d’autres enquêtes;
à nos fournisseurs de services, qui ont besoin des renseignements dans le cadre de l'exercice des fonctions que nous leur avons conférées et pour honorer leurs engagements envers nous;
à toute personne ou tout organisme à qui vous avez donné votre consentement.

Fournisseurs de services

Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour nous fournir divers services, tels que des services d'impression, de distribution du courrier, de technologie de l'information, d'administration, de marketing (dont des services en matière d'étude de marché et de promotion), de soins paramédicaux, d’évaluation des demandes de règlement, d’investigation et de réassurance. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à nos fournisseurs de services, nous exigeons que ces derniers les protègent conformément à nos politiques et pratiques de confidentialité.

Accés à vos renseignements et modification

Nous ferons notre possible pour que les renseignements personnels que nous recueillons et conservons soient exacts, complets et à jour selon les objectifs spécifiés. Pour ce faire, nous comptons en grande partie sur vous pour nous fournir des renseignements exacts et nous informer de tout changement, tel que le changement de vos coordonnées. Vous avez le droit de consulter et vérifier les renseignements personnels que nous possédons sur vous dans nos dossiers, et de faire corriger tout renseignement personnel inexact, s’il y a lieu. Dans certains cas, nous pouvons ne pas être en mesure de vous donner l’accès à tous les renseignements. Dans ce cas, nous vous en expliquerons la raison.

Nous nous engageons à protéger vos renseignements

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels contre tout accès ou usage non autorisés, en mettant en place les mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques nécessaires, selon le degré de confidentialité des renseignements. Essentiellement, cela signifie que les renseignements sont protégés :

sur le plan physique, grâce à des mesures de sécurité et des barrières physiques;
sur le plan organisationnel, grâce à nos politiques, procédures et différents niveaux d’accès; et
sur le plan technologique, notamment grâce à l'utilisation de mots de passe, du cryptage, de pare-feux, de logiciels antivirus et de logiciels de préservation de l'anonymat, le cas échéant.

Tous nos employés, représentants, agents et fournisseurs de services, qui agissent en notre nom, sont tenus d’observer nos politiques et pratiques de confidentialité.

Si on nous demande de communiquer vos renseignements personnels, nous le ferons uniquement si le demandeur nous fournit une preuve satisfaisante de son identité et de son droit, ou si la loi l'exige ou le permet.

Offres spéciales et promotions commerciales… C'est vous qui décidez

De temps à autre, nous pouvons offrir ou promouvoir d’autres produits et services financiers, ou des produits et services de nos société affiliées et de tierces parties triées sur le volet, qui, selon nous, peuvent vous intéresser.

Nous communiquerons vos renseignements personnels à nos sociétés affiliées à ces fins, uniquement si la loi le permet.

Veuillez prendre note que nous NE communiquons PAS vos renseignements personnels sans votre consentement aux organismes extérieurs à nos compagnies membres, afin que ceux-ci commercialisent directement leurs produits ou services auprès de vous.

Si vous ne voulez pas recevoir nos offres de marketing ou de promotion spéciale, vous pouvez faire retirer votre nom de nos listes de distribution. Pour cela, il vous suffit de communiquer avec nous. Vous ne recevrez alors plus aucune offre par publipostage. L'exercice de l'option de retrait ne s'applique pas :

aux renseignements accompagnant les relevés mensuels et touchant à un produit ou service de lassurance-vie.ca dont vous bénéficiez actuellement; ni
aux renseignements et mises à jour d’ordre général sur les produits et services accompagnant les relevés destinés aux clients.

Pour faire retirer votre nom d'une liste de distribution particulière que nous tenons, veuillez communiquer avec nous par téléphone ou par courriel. Remarque importante : Si vous désirez faire retirer vos nom et adresse de nos listes de distribution aux fins de marketing, nous ferons notre possible pour donner suite à votre demande dans un délai raisonnable. Si vous demandez un nouveau produit ou service, nous traiterons votre demande de retrait sur-le-champ. Autrement, si vous avez un produit ou service existant auprès de nous, il faut prévoir un délai de traitement plus long, selon le produit ou le service.

Qui sommes-nous?

Dans le présent énoncé des principes et pratiques de confidentialité, nous, notre et nos renvoient lassurance-vie.ca.

Vous, votre et vos renvoient aux particuliers dont nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels.

Pour communiquer avec nous

Pour nous faire part de vos questions ou commentaires sur nos politiques et pratiques de confidentialité, pour obtenir plus de renseignements sur les modalités d’accès à vos renseignements personnels ou de correction de vos renseignements personnels, ou encore pour demander à ne plus recevoir nos offres de marketing, veuillez communiquer avec nous via le formulaire contactez-nous